Privacybeleid

Guestlyhub ("wij", "ons", "onze") wordt beheerd door Connectwork BV. Wij zetten ons in voor de bescherming van uw privacy en zijn transparant over hoe wij met uw gegevens omgaan. Dit Privacybeleid beschrijft welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, en hoe wij deze gebruiken en beschermen, op onze website, in de webapplicatie en in de mobiele app van GuestlyHub.

Onze rol: voor de gegevens van uw eigen account is Connectwork BV de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van uw gasten en klanten die u in Guestlyhub beheert, bent u (de host of het verhuurbedrijf) de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij die gegevens in uw opdracht als verwerker, uitsluitend om de dienst te leveren.

1. Gegevens die wij verzamelen

Accountgegevens

Wanneer u een account aanmaakt, verzamelen wij:

• Naam, e-mailadres en, optioneel, telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en facturatiegegevens (adres, btw-nummer)
• Wachtwoord (veilig opgeslagen met industriestandaard hashing)
• Passkeys: alleen de publieke sleutel wordt opgeslagen; de privésleutel verlaat uw toestel nooit
• Eenmalige codes voor tweestapsverificatie, verstuurd per e-mail

Accommodatie- en gastgegevens

Om onze diensten voor vakantieverhuurbeheer te leveren, slaan wij de gegevens op die u in het systeem invoert of importeert vanuit gekoppelde platformen:

• Accommodatiegegevens (namen, beschrijvingen, adressen, foto's)
• Reserverings- en boekingsinformatie
• Gastgegevens (namen, contactgegevens zoals e-mail, telefoonnummer en adres, in- en uitcheckdata)
• Gegevens van de online check-in: gegevens van identiteitsdocumenten en foto's van identiteitsdocumenten, zoals vereist voor de wettelijk verplichte gastenregistratie door hosts
• Berichten tussen u en uw gasten
• Facturen, offertes, betalingen en financiële gegevens, inclusief bankgegevens (IBAN) van uw klanten wanneer u die invoert

Gebruiksgegevens

Wij verzamelen automatisch basale gebruiksinformatie om onze dienst te verbeteren:

• Browsertype en apparaatinformatie
• Bezochte pagina's en gebruikte functies
• IP-adres (voor beveiliging en het beperken van misbruik)

Ondersteuning en communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt via ons supportformulier of de chatbot, slaan wij de berichten op om u te helpen en onze dienst te verbeteren.

Mobiele app, camera en foto's

De mobiele app van GuestlyHub voor iOS en Android geeft u toegang tot hetzelfde account en dezelfde gegevens als de webapplicatie. De app gebruikt de camera of uw fotobibliotheek alleen wanneer u zelf kiest om een foto te nemen of te selecteren, bijvoorbeeld van het identiteitsdocument van een gast tijdens de check-in; die foto wordt naar uw account geüpload en verder wordt niets uit uw fotobibliotheek gelezen. De app heeft geen toegang tot uw contacten of uw locatie.

Pushmeldingen

Als u meldingen toestaat, registreert de app een push-token van uw toestel bij onze servers, afgeleverd via de pushdienst van Expo en de meldingsdiensten van Apple of Google, zodat wij u kunnen waarschuwen bij nieuwe boekingen, berichten van gasten en voltooide check-ins. Het token is gekoppeld aan uw account, wordt nooit gebruikt voor reclame of tracking, en wordt verwijderd wanneer u uitlogt, uw account verwijdert, of wanneer het 90 dagen niet gebruikt is. Een overzicht van uw meldingen wordt 90 dagen bewaard in de app.

Offlinemodus

Als u offline toegang inschakelt in de app, wordt een kopie van uw dagoverzicht, reservaties en gastberichten op uw toestel bewaard, zodat u die zonder verbinding kunt raadplegen. Deze kopie is beschermd met de gegevensversleuteling van het toestel, blijft op uw toestel en wordt verwijderd wanneer u uitlogt of offline toegang uitschakelt. Antwoorden die u offline schrijft, blijven op het toestel tot ze verstuurd kunnen worden.

2. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken de verzamelde gegevens om:

• De Guestlyhub-dienst te leveren en te onderhouden
• Uw reserveringen, facturen en communicatie met gasten te verwerken
• U belangrijke accountmeldingen te sturen (beveiliging, facturatie, service-updates)
• Uw supportvragen te beantwoorden
• Het platform te verbeteren op basis van gebruikspatronen
• Fraude te voorkomen en de beveiliging te waarborgen

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclamedoeleinden, en de mobiele app volgt u niet over andere apps of websites.

3. Gegevensopslag en beveiliging

Uw gegevens worden opgeslagen op servers van Hetzner Online GmbH, gelegen in Duitsland, binnen de Europese Unie. Verkeer naar onze website en applicatie loopt via het netwerk van Cloudflare voor beveiliging en snelheid. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleuteling van gegevens tijdens transport (HTTPS/TLS)
• Veilige wachtwoordhashing (bcrypt), passkeys en tweestapsverificatie
• Versleuteling van opgeslagen koppelingsgegevens en andere geselecteerde gevoelige gegevens
• Nachtelijke back-ups, 30 dagen bewaard
• Toegangscontroles en authenticatie

4. Delen van gegevens

Wij delen gegevens alleen in de volgende gevallen:

• Dienstverleners (subverwerkers) die gegevens in onze opdracht verwerken, onder verwerkersovereenkomsten:
  • Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting en opslag
  • Cloudflare, Inc.: netwerkbeveiliging en levering van inhoud
  • Expo (650 Industries, Inc.), Apple en Google: aflevering van pushmeldingen
  • Mollie B.V. (Nederland): verwerking van abonnementsbetalingen en, als u dat inschakelt, betalingen van uw gasten
  • Onze e-mailprovider, of uw eigen mailserver als u die instelt, voor e-mails die namens u worden verstuurd
  • Anthropic, PBC: alleen als u de optionele AI-functies gebruikt (AI-assistent, vertaling). De tekst die u invoert en de reservatie- of gastgegevens die nodig zijn om te antwoorden, worden naar Anthropic gestuurd om het antwoord te genereren. Volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden deze gegevens niet gebruikt om zijn modellen te trainen.
  • Google Ireland Ltd: websitestatistieken, zie Cookies (alleen op de website, niet in de app)
• Koppelingen die u inschakelt: wanneer u een channelmanager (zoals Smoobu) of agendafeeds van boekingsplatformen koppelt, worden reserveringsgegevens op uw verzoek met die diensten uitgewisseld
• Overheden: wanneer u de gastenregistratie bij de Spaanse overheid (SES.Hospedajes) inschakelt, worden de vereiste gastgegevens namens u naar het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken gestuurd
• Wettelijke verplichtingen: Wanneer dit vereist is door wet- of regelgeving of een juridische procedure
• Met uw toestemming: Wanneer u uitdrukkelijk toestemming geeft voor het delen

Elke partij met wie wij gegevens delen, moet die minstens even goed beschermen als in dit beleid beschreven. Wanneer een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd is, valt de doorgifte onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardige waarborg.

5. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
• Uw gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid")
• Uw gegevens te exporteren in een overdraagbaar formaat
• De verwerking van uw gegevens te beperken
• Bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
• Uw toestemming in te trekken, op elk moment, bijvoorbeeld door meldingen of offline toegang uit te schakelen, een koppeling of AI-functie uit te zetten, of uw cookie-instellingen te wijzigen

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via [email protected]. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. Gasten die hun rechten willen uitoefenen, nemen contact op met de host bij wie ze verbleven; wij helpen hosts bij het behandelen van zulke verzoeken.

Uw account verwijderen: u kunt uw account op elk moment zelf verwijderen, in de webapplicatie of in de mobiele app, via Profiel → Account verwijderen. Bedrijven waarvan u de enige beheerder bent, worden mee verwijderd. Uw persoonsgegevens worden binnen 30 dagen gewist; facturen worden bewaard zolang de boekhoudwetgeving dat vereist.

6. Cookies

Guestlyhub gebruikt essentiële cookies die nodig zijn voor de werking van de dienst (authenticatie, sessiebeheer). Wij gebruiken geen advertentiecookies. Met uw toestemming (via de cookiebanner) plaatst Google Analytics first-party analytische cookies; zonder toestemming worden enkel geanonimiseerde, cookieloze metingen door Google (Google Ireland Ltd) in onze opdracht verwerkt. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link "Cookie-instellingen" in de footer.

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang uw account actief is, en binnen 30 dagen gewist nadat u het verwijdert
• Gast- en reserveringsgegevens, inclusief check-ingegevens en identiteitsdocumenten: zolang de host de reservatie of het account bewaart; de host bepaalt hoe lang deze gegevens nodig zijn en moet de wettelijke bewaartermijnen van zijn land respecteren
• Meldingen: 90 dagen; push-tokens: verwijderd na 90 dagen zonder gebruik
• Back-ups: 30 dagen
• Facturen en financiële gegevens: zolang de boekhoudwetgeving dat vereist

8. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in de applicatie. Voortgezet gebruik van de dienst na wijzigingen geldt als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

9. Contact

Heeft u vragen over dit Privacybeleid of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

Connectwork BV
Waselakehof 4, 9250 Waasmunster, België
Ondernemingsnummer: BE1001811050
E-mail: [email protected]
Website: guestlyhub.com