Politique de confidentialité

Guestlyhub (« nous », « notre », « nos ») est exploité par Connectwork BV. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à être transparents sur la manière dont nous traitons vos informations. Cette Politique de confidentialité décrit les données que nous collectons, pourquoi nous les collectons et comment nous les utilisons et les protégeons, sur notre site web, dans l'application web et dans l'application mobile GuestlyHub.

Notre rôle : pour les données de votre propre compte, Connectwork BV est le responsable du traitement. Pour les données de vos voyageurs et clients que vous gérez dans Guestlyhub, c'est vous (l'hôte ou l'entreprise de location) qui êtes responsable du traitement, et nous traitons ces données pour votre compte en tant que sous-traitant, uniquement pour fournir le service.

1. Informations que nous collectons

Informations de compte

Lorsque vous créez un compte, nous collectons :

• Nom, adresse e-mail et, en option, numéro de téléphone
• Nom de l'entreprise et données de facturation (adresse, numéro de TVA)
• Mot de passe (stocké de manière sécurisée avec un hachage conforme aux standards du secteur)
• Clés d'accès (passkeys) : seule la clé publique est stockée ; la clé privée ne quitte jamais votre appareil
• Codes à usage unique pour l'authentification à deux facteurs, envoyés par e-mail

Données des hébergements et des voyageurs

Pour fournir nos services de gestion de locations de vacances, nous stockons les données que vous saisissez dans le système ou importez depuis des plateformes connectées :

• Informations sur les hébergements (noms, descriptions, adresses, photos)
• Informations de réservation
• Informations sur les voyageurs (noms, coordonnées telles qu'e-mail, téléphone et adresse, dates d'arrivée et de départ)
• Données de l'enregistrement en ligne : informations des pièces d'identité et photos de pièces d'identité, telles que requises pour l'enregistrement des voyageurs que les hôtes doivent effectuer en vertu de la loi
• Messages échangés entre vous et vos voyageurs
• Factures, devis, paiements et données financières, y compris les coordonnées bancaires (IBAN) de vos clients lorsque vous les saisissez

Données d'utilisation

Nous collectons automatiquement des informations d'utilisation de base afin d'améliorer notre service :

• Type de navigateur et informations sur l'appareil
• Pages visitées et fonctionnalités utilisées
• Adresse IP (à des fins de sécurité et de limitation des requêtes)

Support et communication

Lorsque vous nous contactez via notre formulaire de support ou le chatbot, nous conservons les messages afin de vous aider et d'améliorer notre service.

Application mobile, appareil photo et photos

L'application mobile GuestlyHub pour iOS et Android vous donne accès au même compte et aux mêmes données que l'application web. L'application n'utilise l'appareil photo ou votre photothèque que lorsque vous choisissez de prendre ou de sélectionner une photo, par exemple de la pièce d'identité d'un voyageur lors de l'enregistrement ; cette photo est téléversée dans votre compte et rien d'autre n'est lu dans votre photothèque. L'application n'accède ni à vos contacts ni à votre position.

Notifications push

Si vous autorisez les notifications, l'application enregistre un jeton push de votre appareil auprès de nos serveurs, transmis via le service push d'Expo et les services de notification d'Apple ou de Google, afin de vous prévenir des nouvelles réservations, des messages de voyageurs et des enregistrements terminés. Le jeton est lié à votre compte, n'est jamais utilisé à des fins publicitaires ou de suivi, et est supprimé lorsque vous vous déconnectez, supprimez votre compte, ou lorsqu'il n'a pas été utilisé pendant 90 jours. Un aperçu de vos notifications est conservé dans l'application pendant 90 jours.

Mode hors ligne

Si vous activez l'accès hors ligne dans l'application, une copie de votre aperçu du jour, de vos réservations et des messages des voyageurs est stockée sur votre appareil afin que vous puissiez la consulter sans connexion. Cette copie est protégée par le chiffrement des données de l'appareil, reste sur votre appareil et est supprimée lorsque vous vous déconnectez ou désactivez l'accès hors ligne. Les réponses rédigées hors ligne restent sur l'appareil jusqu'à ce qu'elles puissent être envoyées.

2. Utilisation de vos informations

Nous utilisons les informations collectées pour :

• Fournir et maintenir le service Guestlyhub
• Traiter vos réservations, factures et communications avec les voyageurs
• Vous envoyer des notifications importantes concernant votre compte (sécurité, facturation, mises à jour du service)
• Répondre à vos demandes de support
• Améliorer la plateforme sur la base des habitudes d'utilisation
• Prévenir la fraude et garantir la sécurité

Nous ne vendons pas vos données à des tiers. Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires, et l'application mobile ne vous suit pas à travers d'autres applications ou sites web.

3. Stockage et sécurité des données

Vos données sont stockées sur des serveurs fournis par Hetzner Online GmbH, situés en Allemagne, au sein de l'Union européenne. Le trafic vers notre site web et notre application transite par le réseau de Cloudflare pour la sécurité et les performances. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
• Hachage sécurisé des mots de passe (bcrypt), clés d'accès et authentification à deux facteurs
• Chiffrement des identifiants d'intégration stockés et d'autres données sensibles sélectionnées
• Sauvegardes nocturnes, conservées 30 jours
• Contrôles d'accès et authentification

4. Partage des données

Nous ne partageons des données que dans les cas suivants :

• Prestataires de services (sous-traitants ultérieurs) qui traitent des données pour notre compte, dans le cadre d'accords de traitement des données :
  • Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement et stockage
  • Cloudflare, Inc. : sécurité réseau et diffusion de contenu
  • Expo (650 Industries, Inc.), Apple et Google : acheminement des notifications push
  • Mollie B.V. (Pays-Bas) : traitement des paiements d'abonnement et, si vous l'activez, des paiements de vos voyageurs
  • Notre prestataire d'envoi d'e-mails, ou votre propre serveur de messagerie si vous le configurez, pour les e-mails envoyés en votre nom
  • Anthropic, PBC : uniquement si vous utilisez les fonctions d'IA optionnelles (assistant IA, traduction). Le texte que vous saisissez et les données de réservation ou de voyageur nécessaires pour y répondre sont envoyés à Anthropic afin de générer la réponse. Conformément aux conditions commerciales d'Anthropic, ces données ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
  • Google Ireland Ltd : statistiques du site web, voir Cookies (uniquement sur le site web, pas dans l'application)
• Intégrations que vous activez : lorsque vous connectez un channel manager (comme Smoobu) ou des flux de calendrier de plateformes de réservation, des données de réservation sont échangées avec ces services à votre demande
• Autorités : lorsque vous activez l'enregistrement des voyageurs auprès des autorités espagnoles (SES.Hospedajes), les données requises sont transmises en votre nom au ministère espagnol de l'Intérieur
• Obligations légales : Lorsque la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire l'exige
• Avec votre consentement : Lorsque vous autorisez explicitement le partage

Toute partie avec laquelle nous partageons des données doit les protéger au moins aussi bien que décrit dans la présente politique. Lorsqu'un prestataire est situé en dehors de l'Espace économique européen, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une garantie équivalente.

5. Vos droits

En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Rectifier des données inexactes ou incomplètes
• Supprimer vos données (« droit à l'oubli »)
• Exporter vos données dans un format portable
• Limiter le traitement de vos données
• Vous opposer à certains types de traitement
• Retirer votre consentement à tout moment, par exemple en désactivant les notifications ou l'accès hors ligne, en désactivant une intégration ou une fonction d'IA, ou en modifiant vos paramètres de cookies

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à [email protected]. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. Les voyageurs qui souhaitent exercer leurs droits doivent contacter l'hôte chez qui ils ont séjourné ; nous aidons les hôtes à traiter ces demandes.

Supprimer votre compte : vous pouvez supprimer vous-même votre compte à tout moment, dans l'application web ou dans l'application mobile, via Profil → Supprimer le compte. Les entreprises dont vous êtes le seul administrateur sont supprimées en même temps. Vos données personnelles sont effacées dans un délai de 30 jours ; les factures sont conservées pendant la durée imposée par la législation comptable.

6. Cookies

Guestlyhub utilise des cookies essentiels au fonctionnement du service (authentification, gestion de session). Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires. Avec votre consentement (via la bannière cookies), Google Analytics dépose des cookies analytiques propriétaires ; sans consentement, seules des mesures anonymisées sans cookies sont traitées par Google (Google Ireland Ltd) pour notre compte. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page.

7. Conservation des données

• Données de compte : tant que votre compte est actif, et effacées dans les 30 jours suivant sa suppression
• Données des voyageurs et des réservations, y compris les données d'enregistrement et les pièces d'identité : tant que l'hôte conserve la réservation ou le compte ; l'hôte décide de la durée pendant laquelle ces données sont nécessaires et doit respecter les durées de conservation légales de son pays
• Notifications : 90 jours ; jetons push : supprimés après 90 jours sans utilisation
• Sauvegardes : 30 jours
• Factures et données financières : pendant la durée imposée par la législation comptable

8. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. En cas de modifications importantes, nous vous en informerons par e-mail ou par un avis dans l'application. La poursuite de l'utilisation du service après ces modifications vaut acceptation de la politique mise à jour.

9. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous :

Connectwork BV
Waselakehof 4, 9250 Waasmunster, Belgique
Numéro d'entreprise : BE1001811050
E-mail : [email protected]
Site web : guestlyhub.com