Datenschutzrichtlinie

Guestlyhub („wir", „uns", „unser") wird von der Connectwork BV betrieben. Wir setzen uns für den Schutz Ihrer Privatsphäre ein und gehen transparent mit Ihren Daten um. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten wir erheben, warum wir sie erheben und wie wir sie verwenden und schützen – auf unserer Website, in der Webanwendung und in der mobilen GuestlyHub-App.

Unsere Rolle: Für die Daten Ihres eigenen Kontos ist die Connectwork BV Verantwortlicher. Für die Daten Ihrer Gäste und Kunden, die Sie in Guestlyhub verwalten, sind Sie (der Gastgeber bzw. das Vermietungsunternehmen) Verantwortlicher, und wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter, ausschließlich zur Erbringung des Dienstes.

1. Welche Daten wir erheben

Kontodaten

Wenn Sie ein Konto erstellen, erheben wir:

• Name, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer
• Firmenname und Rechnungsdaten (Adresse, USt-IdNr.)
• Passwort (sicher gespeichert mit branchenüblichem Hashing)
• Passkeys: Es wird nur der öffentliche Schlüssel gespeichert; der private Schlüssel verlässt Ihr Gerät nie
• Einmalcodes für die Zwei-Faktor-Authentifizierung, per E-Mail versendet

Unterkunfts- und Gästedaten

Zur Erbringung unserer Dienste für die Ferienvermietung speichern wir die Daten, die Sie in das System eingeben oder aus verbundenen Plattformen importieren:

• Unterkunftsdaten (Namen, Beschreibungen, Adressen, Fotos)
• Reservierungs- und Buchungsinformationen
• Gästedaten (Namen, Kontaktdaten wie E-Mail, Telefonnummer und Adresse, An- und Abreisedaten)
• Daten des Online-Check-ins: Angaben aus Ausweisdokumenten und Fotos von Ausweisdokumenten, wie für die gesetzlich vorgeschriebene Gästeregistrierung durch Gastgeber erforderlich
• Nachrichten zwischen Ihnen und Ihren Gästen
• Rechnungen, Angebote, Zahlungen und Finanzdaten, einschließlich Bankverbindungen (IBAN) Ihrer Kunden, sofern Sie diese eingeben

Nutzungsdaten

Wir erheben automatisch grundlegende Nutzungsinformationen, um unseren Dienst zu verbessern:

• Browsertyp und Geräteinformationen
• Besuchte Seiten und genutzte Funktionen
• IP-Adresse (zu Sicherheitszwecken und zur Begrenzung von Anfragen)

Support und Kommunikation

Wenn Sie uns über unser Supportformular oder den Chatbot kontaktieren, speichern wir die Nachrichten, um Ihnen zu helfen und unseren Dienst zu verbessern.

Mobile App, Kamera und Fotos

Die mobile GuestlyHub-App für iOS und Android bietet Ihnen Zugriff auf dasselbe Konto und dieselben Daten wie die Webanwendung. Die App verwendet die Kamera oder Ihre Fotomediathek nur, wenn Sie selbst ein Foto aufnehmen oder auswählen, zum Beispiel vom Ausweisdokument eines Gastes beim Check-in; dieses Foto wird in Ihr Konto hochgeladen, und sonst wird nichts aus Ihrer Fotomediathek gelesen. Die App greift nicht auf Ihre Kontakte oder Ihren Standort zu.

Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, registriert die App ein Push-Token Ihres Geräts bei unseren Servern, zugestellt über den Push-Dienst von Expo und die Benachrichtigungsdienste von Apple oder Google, damit wir Sie über neue Buchungen, Gästenachrichten und abgeschlossene Check-ins informieren können. Das Token ist mit Ihrem Konto verknüpft, wird nie für Werbung oder Tracking verwendet und wird entfernt, wenn Sie sich abmelden, Ihr Konto löschen oder es 90 Tage lang nicht verwendet wurde. Eine Übersicht Ihrer Benachrichtigungen wird 90 Tage lang in der App aufbewahrt.

Offline-Modus

Wenn Sie den Offline-Zugriff in der App aktivieren, wird eine Kopie Ihrer Tagesübersicht, Reservierungen und Gästenachrichten auf Ihrem Gerät gespeichert, damit Sie diese ohne Verbindung einsehen können. Diese Kopie ist durch die Datenverschlüsselung des Geräts geschützt, bleibt auf Ihrem Gerät und wird gelöscht, wenn Sie sich abmelden oder den Offline-Zugriff deaktivieren. Antworten, die Sie offline verfassen, bleiben auf dem Gerät, bis sie gesendet werden können.

2. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden die erhobenen Daten, um:

• Den Guestlyhub-Dienst bereitzustellen und zu betreiben
• Ihre Reservierungen, Rechnungen und Gästekommunikation zu verarbeiten
• Ihnen wichtige Kontomitteilungen zu senden (Sicherheit, Abrechnung, Service-Updates)
• Ihre Supportanfragen zu beantworten
• Die Plattform anhand von Nutzungsmustern zu verbessern
• Betrug zu verhindern und die Sicherheit zu gewährleisten

Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte. Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbezwecke, und die mobile App verfolgt Sie nicht über andere Apps oder Websites hinweg.

3. Datenspeicherung und Sicherheit

Ihre Daten werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, innerhalb der Europäischen Union, gespeichert. Der Datenverkehr zu unserer Website und Anwendung läuft zur Sicherheit und Leistung über das Netzwerk von Cloudflare. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, darunter:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (HTTPS/TLS)
• Sicheres Passwort-Hashing (bcrypt), Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Verschlüsselung gespeicherter Zugangsdaten für Integrationen und weiterer ausgewählter sensibler Daten
• Nächtliche Backups, 30 Tage lang aufbewahrt
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung

4. Weitergabe von Daten

Wir geben Daten nur in folgenden Fällen weiter:

• Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter), die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten:
  • Hetzner Online GmbH (Deutschland): Hosting und Speicherung
  • Cloudflare, Inc.: Netzwerksicherheit und Auslieferung von Inhalten
  • Expo (650 Industries, Inc.), Apple und Google: Zustellung von Push-Benachrichtigungen
  • Mollie B.V. (Niederlande): Abwicklung von Abonnementzahlungen und, sofern Sie dies aktivieren, Zahlungen Ihrer Gäste
  • Unser E-Mail-Versanddienstleister oder Ihr eigener Mailserver, sofern Sie ihn einrichten, für E-Mails, die in Ihrem Namen versendet werden
  • Anthropic, PBC: nur wenn Sie die optionalen KI-Funktionen nutzen (KI-Assistent, Übersetzung). Der von Ihnen eingegebene Text und die zur Beantwortung nötigen Reservierungs- oder Gästedaten werden an Anthropic gesendet, um die Antwort zu erzeugen. Gemäß den geschäftlichen Bedingungen von Anthropic werden diese Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet.
  • Google Ireland Ltd: Website-Statistiken, siehe Cookies (nur auf der Website, nicht in der App)
• Von Ihnen aktivierte Integrationen: Wenn Sie einen Channel-Manager (wie Smoobu) oder Kalender-Feeds von Buchungsplattformen verbinden, werden Reservierungsdaten auf Ihren Wunsch mit diesen Diensten ausgetauscht
• Behörden: Wenn Sie die Gästeregistrierung bei den spanischen Behörden (SES.Hospedajes) aktivieren, werden die erforderlichen Gästedaten in Ihrem Namen an das spanische Innenministerium übermittelt
• Gesetzliche Verpflichtungen: Wenn dies durch Gesetz, Vorschrift oder ein rechtliches Verfahren vorgeschrieben ist
• Mit Ihrer Einwilligung: Wenn Sie der Weitergabe ausdrücklich zustimmen

Jede Partei, an die wir Daten weitergeben, muss diese mindestens so gut schützen, wie in dieser Erklärung beschrieben. Befindet sich ein Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einer gleichwertigen Garantie.

5. Ihre Rechte

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden")
• Export Ihrer Daten in einem übertragbaren Format
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
• Widerspruch gegen bestimmte Arten der Verarbeitung
• Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit, zum Beispiel indem Sie Benachrichtigungen oder den Offline-Zugriff deaktivieren, eine Integration oder KI-Funktion ausschalten oder Ihre Cookie-Einstellungen ändern

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Gäste, die ihre Rechte ausüben möchten, wenden sich an den Gastgeber, bei dem sie übernachtet haben; wir unterstützen Gastgeber bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

Konto löschen: Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen, in der Webanwendung oder in der mobilen App unter Profil → Konto löschen. Unternehmen, deren einziger Administrator Sie sind, werden mitgelöscht. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht; Rechnungen werden so lange aufbewahrt, wie es das Buchhaltungsrecht verlangt.

6. Cookies

Guestlyhub verwendet essenzielle Cookies, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind (Authentifizierung, Sitzungsverwaltung). Wir verwenden keine Werbe-Cookies. Mit Ihrer Einwilligung (über das Cookie-Banner) setzt Google Analytics First-Party-Analyse-Cookies; ohne Einwilligung werden nur anonymisierte, cookielose Messungen von Google (Google Ireland Ltd) in unserem Auftrag verarbeitet. Sie können Ihre Wahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile ändern.

7. Speicherdauer

• Kontodaten: solange Ihr Konto aktiv ist, und innerhalb von 30 Tagen nach der Löschung entfernt
• Gäste- und Reservierungsdaten, einschließlich Check-in-Daten und Ausweisdokumenten: solange der Gastgeber die Reservierung oder das Konto behält; der Gastgeber entscheidet, wie lange diese Daten benötigt werden, und muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen seines Landes einhalten
• Benachrichtigungen: 90 Tage; Push-Tokens: nach 90 Tagen ohne Nutzung entfernt
• Backups: 30 Tage
• Rechnungen und Finanzdaten: so lange, wie es das Buchhaltungsrecht verlangt

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über einen Hinweis in der Anwendung. Die weitere Nutzung des Dienstes nach Änderungen gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

9. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren Daten haben, kontaktieren Sie uns:

Connectwork BV
Waselakehof 4, 9250 Waasmunster, Belgien
Unternehmensnummer: BE1001811050
E-Mail: [email protected]
Website: guestlyhub.com